Pengaruh Analisis Jabatan terhadap Penempatan Pegawai

07:31



Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi, perkembangan teknologi yang sangat pesat, perubahan demografi dan perubahan sosio-kultural telah menyebabkan perubahan drastis dan mempengaruhi berbagai aspek kehidupan masyarakat di seluruh dunia. Tidak menutup kemungkinan bahwa gejolak dan perubahan tersebut sangat berpengaruh terhadap semua aspek kehidupan manusia di seluruh dunia serta akan mempengaruhi kemampuan, eksistensi suatu organisasi untuk berkompetisi.
Salah satu prasyarat dasar untuk menciptakan keunggulan kompetitif adalah ketersediaan sumber daya manusia yang andal dan kompeten sesuai dengan karakteristik organisasi, visi, misi dan tujuan strategis perusahaan merupakan kemampuan utama (core competence) untuk dapat membangun sikap dan perilaku perusahaan yang mampu menghadapi perkembangan di masa depan. Persaingan perusahaan yang meningkat akan memaksakan perusahaan untuk memperhatikan masalah sumber daya manusia di dalam strategi pengembangan perusahaan.
Tercapainya tujuan perusahaan akan sangat tergantung pada bagaimana pegawai dapat mengembangkan kemampuannya baik di bidang manajerial, hubungan antar manusia, maupun teknis operasional. Oleh karena itu, wajar apabila manajemen sumber daya manusia mendapatkan perhatian yang serius dari pimpinan perusahaan. Hal ini terlihat pada program-program dan kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari proses penarikan, penempatan, pemeliharaan, pengembangan sampai dengan tujuan untuk meningkatkan keandalan sumber daya manusia yang merupakan faktor penting dalam perusahaan.
Kualitas pegawai dapat dilihat dari pendayagunaan SDM dalam perusahaan. Pendayagunaan tersebut antara lain dapat dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi, penempatan SDM, pengembangan SDM, perencanaan dan pengembangan karier, pemberian kompensasi, kesejahteraan, keselamatan maupun kesehatan kerja. Perencanaan dan pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut harus didukung pula oleh analisis jabatan yang baik dan proses penilaian kerja yang obyektif.
Kesesuaian penempatan pegawai dalam suatu perusahaan merupakan suatu hal yang penting karena sangat berpengaruh pada pencapaian tujuan yang di bangun oleh sebuah perusahaan tersebut. Oleh karenanya dalam penempatan pegawai harus tepat dan sesuai tuntutan pekerjaan dengan kualifikasi kemampuan dan profesionalismenya. Seseorang akan bekerja dengan baik dan berhasil apabila mengetahui dengan jelas posisinya dalam suatu perusahaan Kejelasan itu sangat penting artinya bagi setiap pegawai karena memungkinkan mengetahui peranan dan sumbangan pekerjaan terhadap pencapaian tujuan kerja secara keseluruhannya.
Dapat dikatakan bahwa sebagai aset utama, pegawai merupakan penggerak perusahaan untuk mewujudkan fungsi dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa berhasilnya suatu tujuan perusahaan sangat tergantung pada the man behind the gun.
Namun, fenomena yang sering terjadi dewasa ini adalah kurang efektifnya pegawai dalam bekerja karena tidak terlaksananya analisis jabatan pada bagian penempatan pegawai dengan baik sehingga pegawai tidak mengetahui dengan pasti pekerjaan yang ia lakukan dalam perusahaan tersebut bahkan ada pegawai yang bekerja untuk dalam beberapa bidang pekerjaan sekaligus, sehingga sulit membuat analisis jabatan karena nama jabatan seringkali tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari atau malah pegawai tersebut tidak ahli dalam bidang pekerjaan yang ia pegang sehingga apa yang ia pekerjakan sehari – hari tidak sesuai dengan kemampuan yang ia miliki.

Contoh kasus:
John bekerja di sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang Tour and Travel. Perusahaan tersebut mempekerjakan 60 (enam puluh) karyawan yang terbagi dalam 5 (lima) divisi. Dia sudah bekerja di perusahaan tersebut selama 6 (enam) bulan. Sebelumnya, dia bekerja di sebuah perusahaan penerbangan International yang sangat terkenal dengan jabatan sebagai "Reservation & Ticketing Supervisor". Tergiur oleh gaji yang tinggi, John tanpa pikir panjang langsung menerima tawaran untuk bekerja di perusahaan tersebut dengan jabatan sebagai “Sales Supervisor”. Apa yang dialaminya kemudian membuat dia berada dalam kegundahan yang mendalam karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai nama jabatan dan apa yang dibicarakan pada waktu wawancara kerja.
Selain itu ia merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya. Sampai sekarang dia tidak mengetahui secara pasti apa ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakannya, sehingga evaluasi kinerjanya menunjukkan hasil yang tidak menggembirakan. Setiap kali ia mempertanyakan uraian jabatan kepada atasannya, maka jawaban yang diterima adalah perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena mengganggap bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang harus dikerjakan.
Kondisi ini terasa sangat kontras dengan apa yang pernah dijalani oleh John di perusahaan sebelumnya, dimana segala sesuatu sudah dijabarkan secara tertulis dan sangat jelas ruang lingkup pekerjaannya. Karena merasa sangat sulit untuk menyesuaikan diri dengan kondisi tersebut maka John dengan berat hati akhirnya mengundurkan diri dari perusahaan setelah bekerja selama 7 (tujuh) bulan.

Pengertian Penempatan Pegawai
a)      Menurut Siswanto (1989 : 88) penempatan pegawai adalah suatu proses pemberian tugas dan pekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus dalam seleksi untuk dilakukan secara kontinuitas serta mampu mempertanggungjawabkan segala resiko dan kemungkinan yang terjadi atas fungsi dan pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab.
b)      Menurut Bedjo Siswanto (1989: 88), penempatan tenaga kerja atau dengan kata lain pegawai adalah suatu proses pemberian tugas dan pekerjaan kepada pegawai yang lulus dalam seleksi untuk dilaksanakan secara kontinuitas dengan wewenang dan tanggung jawab sebesar porsi dan komposisi yang ditetapkan serta mampu mempertanggungjawaban segala resiko dan kemungkinan yang terjadi atas tugas dan pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab tersebut.
c)      Menurut Burhannudin A. Tayibnapis (1995: 134), penempatan pegawai adalah suatu proses pendayagunaan pegawai dengan menempatkan calon pegawai pada unit kerja yang telah direncanakan menerima tambahan tenaga.
d)     Menurut Schuller dan Jackson (1997:276) mengartikan bahwa penempatan pegawai berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya berdasarkan pengetahuan, ketrampilan serta kepribadian karyawan tersebut.
e)      Menurut Faustino (2000:117) mengungkapkan bahwa penempatan pegawai merupakan salah satu fungsi terpenting dalam manajemen sumber daya manusia, tepat tidaknya seseorang ditempatkan pada suatu posisi tertentu tergantung pada fungsi penempatan ini. Jika fungsi ini dilaksanakan dengan baik maka dengan sendirinya akan berakibat fatal terhadap pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
f)       Menurut Marihot Tua Efendi Hariandja (2002: 156), penempatan pegawai merupakan proses penugasan atau pengisian jabatan atau penugasan kembali pegawai pada tugas atau jabatan baru atau jabatan yang berbeda.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa penempatan pegawai merupakan salah satu usaha untuk menyalurkan kemampuan pegawai sebaik-baiknya dengan jalan menempatkan pegawai pada posisi atau jabatan yang paling sesuai untuk memperoleh prestasi kerja yang optimal.

Kriteria-Kriteria yang harus dipenuhi dalam Penempatan Pegawai
Menurut Bernardin dan Russel (1993: 111) kriteria yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan penempatan pegawai antara lain:
a)      Pengetahuan
Merupakan suatu kesatuan informasi terorganisir yang biasanya terdiri dari sebuah fakta atau prosedur yang diterapkan secara langsung terhadap kinerja. Sebuah fungsi pengetahuan seseorang dapat diperoleh melalui pendidikan formal, pendidikan informal, membaca buku dan lain-lain. Pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan diharapkan dapat membantu dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya, oleh karena itu karyawan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang sesuai dengan pekerjaannya.
b)      Kemampuan
Kemampuan menunjukan kesanggupan, kecakapan seseorang untuk melaksanakan tugas dan pekerjan yang dibebankan kepadanya. Setiap pekerjaan menuntut pengetahuan, ketrampilan dan sikap tertentu. Kemampuan sangat penting karena bertujuan untuk mengukur prestasii kerja karyawan, maksudnya dapat mengukur sejauh mana pegawai bisa sukses dalam melakukan tugas dan pekerjaannya. Hal ini berkaitan dengan kenyataan bahwa setiap jenis pekerjaan menuntut pengetahuan, keterampilan dan sikap tertentu agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik yang akan berpengaruh terhadap peningkatan prestasi kerja pegawai tersebut.
c)      Sikap
Kriteria selanjutnya yang harus dipenuhi dalam penempatan pegawai adalah sikap. Sikap merupakan pernyataan evaluatif yang baik dan menguntungkan, hal ini menyangkut mengenai obyek, orang atau peristiwa dimana sikap dapat mencerminkan bagaimana seseorang merasakan sesuatu (misalnya benar, salah, setuju, tidak setuju).

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penempatan
Dalam pelaksanaan penempatan pegawai Bedjo Siswanto (1989: 88) mengemukakan bahwa faktor yang harus dipertimbangkan dalam penempatan pegawai adalah sebagai berikut:
a)      Faktor prestasi akademis
Prestasi akademis yang telah dicapai oleh pegawai selama mengikuti jenjang pendidikan, sebelumnya harus mendapatkan pertimbangan dalam menempatkan di mana pegawai yang bersangkutan harus melaksanakan tugas dan pekerjaan serta mengemban wewenang dan tanggung jawab. Pegawai yang memiliki prestasi akademik yang tinggi harus ditempatkan pada tugas dan pekerjaan yang diperkirakan dia mampu mengembannya.
b)      Faktor pengalaman
Pengalaman bekerja pada pekerjaan yang sejenis yang telah dialami sebelumnya, perlu mendapatkan pertimbangan dalam rangka penempatan pegawai. Pengalaman bekerja banyak memberikan kecenderungan bahwa yang bersangkutan memiliki keahlian dan keterampilan kerja yang relatif tinggi. Pengalaman bekerja yang dimiliki oleh seseorang, kadang-kadang lebih dihargai daripada tingkat pendidikan yang menjulang tinggi.
c)      Faktor kesehatan fisik dan mental
Faktor ini perlu mendapatkan pertimbangan dalam menempatkan pegawai karena tanpa dipertimbangkan, hal-hal yang dapat merugikan organisasi tidak menutup kemungkinan akan terjadi. Walaupun kurang akurat tingkat kepercayaan terhadap hasil tes kesehatan yang dilakukan, terutama tentang kondisi fisik, namun sepintas lalu dapat dilihat kondisi fisik pegawai yang bersangkutan untuk dipertimbangkan, pada tempat mana pegawai yang bersangkutan diberikan tugas dan pekerjaan yang cocok baginya berdasarkan kondisi fisik yang dimiliki. Melihat kesehatan mental, sebenarnya tak semudah menilai kesehatan fisik, karena untuk menguji kesehatan mental diperlukan dokter khusus yang ahli tentang lingkup tersebut.
d)     Faktor status perkawinan
Faktor ini juga sebagai bahan pertimbangan dalam menempatkan pegawai yang bersangkutan terutama wanita yang telah berkeluarga. Pegawai wanita yang mempunyai suami perlu mendapatkan pertimbangan apalagi jika sudah mempunyai anak.
e)      Faktor usia
Dalam rangka menempatkan pegawai, faktor usia pada diri pegawai yang lulus dalam seleksi, perlu mendapatkan pertimbangan untuk menghindarkan rendahnya produktivitas yang dihasilkan oleh pegawai yang bersangkutan.

Bentuk-bentuk Penempatan Pegawai
Menurut Marihot (2002: 156), penempatan pegawai dapat berupa penugasan pertama untuk pegawai yang baru direkrut, tetapi dapat juga melalui promosi, pengalihan (transfer) dan penurunan jabatan (demosi) atau bahkan pemutusan hubungan kerja. Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (2003: 108) teori manajemen sumber daya manusia yang mutakhir menekankan bahwa penempatan tidak hanya berlaku bagi para pegawai baru akan tetapi berlaku pula bagi para pegawai lama yang mengalami alih tugas dan mutasi. Berarti konsep penempatan mencakup promosi, transfer dan bahkan demosi maupun pemutusan hubungan kerja. Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa bentuk-bentuk penempatan pegawai meliputi:
1. Penempatan Pegawai Baru (Calon Pegawai)
Sebelum seorang pegawai ditempatkan maka organisasi harus mensosialisasikan pegawainya pada pekerjaan baru melalui kegiatan orientasi untuk meningkatkan dukungan yang lebih efektif. Orientasi menurut Malayu SP Hasibuan (2003: 180), orientasi artinya memberitahukan kepada pegawai baru tentang hak da kewajiban, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan, sejarah dan struktur organisasi serta memperkenalkannya kepada pegawai lama. Orientasi ini bertujuan agar pegawai baru merasa dirinya diterima dalam lingkungan pekerjaannya sehingga ia tidak canggung lagi untuk mengerjakan tugas-tugasnya. Apabila program orientasi telah dilaksanakan, maka hasil dari program orientasi ini akan dijadikan pertimbangan bagi seorang pegawai baru untuk ditempatkan pada posisinya.

Prosedur Penempatan Pegawai
Prosedur penempatan pegawai merupakan suatu urutan kronologis untuk menempatkan tenaga kerja yang tepat pada posisi yang tepat pula. Prodesur penempatan pegawai yang diambil merupakan output pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer personalia, baik yang telah diambil berdasarkan pertimbangan rasional maupun objektif ilmiah.
Pertimbangan rasional merupakan output pengambilan keputusan yang didasarkan atas fakta, keterangan dan data yang dianggap representatif. Pertimbangan obyektif ilmiah merupakan output pengambilan keputusan yang didasarkan atas data dan keterangan tentang diri tenaga kerja, baik atas dasar referensi seseorang maupun atas dasar hasil seleksi tenaga kerja yang pelaksanaannya tanpa mengesampingkan metode-metode ilmiah.

Pengertian Analisis Jabatan
            Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adanya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit. Penempatan pegawai akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.
            Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas (duties) yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
            Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu.
Menurut Flippo (Burhannudin, 1995: 55), analisis jabatan (job analysis) adalah proses mempelajari dan mencari informasi tentang kegiatan dan tanggung jawab sesuatu jabatan tertentu.
Menurut Musanef (1996: 113), analisis jabatan adalah suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang jabatan melalui proses penelitian atau pengkajian yang dilakukan secara analitik terhadap jabatan yang diperlukan dalam suatu unit organisasi.
Menurut Marihot (2002: 48), analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability) dan standar unjuk kerja (performance standard).
Menurut D. S Widodo (dalam Moekijat, 1985) analisis jabatan adalah penelaahan secara teratur, sistematis dan mendalam tentang suatu pekerjaan untuk memperoleh manfaatnya dalam memenuhi suatu tujuan.
Sedangkan menurut Drs. Manullang (dalam Moekijat, 1985) analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu untuk suatu keperluan.
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini adalah:
1. Semua tugas termasuk kegiatan dan tanggungjawabnya   
2. Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif
3. Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain
4. Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan (the job), bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuestioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).

Tujuan Analisis Jabatan
Informasi (keterangan) jabatan yang dihasilkan oleh analisis jabatan dapat dopergunakan sebagai berikut:
1.         Untuk mendapatkan pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
2.         Untuk menyusun program latihan
3.         Untuk mengadakan penilaian jabatan
4.         Untuk mengadakan penilaian hasil jabatan
5.         Sebagai dasar untuk mendaan kenaikan pangkat dan pemindahan
6.         Sebagai dasar untuk pemberian kompensasi
7.         Untuk menghindari adanya salah paham antar pegawai
8.         Untuk memperbaiki kendali kerja
9.         Untuk menentukan standar-standar produksi
10.       Unutuk mempermudah perencanaan organisasi

Macam – Macam Metode Analisis Jabatan
Metode menurut Bedjo Siswanto (1989: 40) adalah suatu cara untuk melaksanakan sesuatu aktivitas tertentu dengan memberikan pertimbangan yang rasional kepada tujuan (goal), fasilitas, sarana yang tersedia, jumlah alokasi waktu, dana dan aktivitas.
Agar tercapai suatu efektivitas dan efisiensi pelaksanaan analisis jabatan yang dilakukan dapat terjamin dengan kondisi yang menguntungkan maka perlu diambil cara tertentu untuk melakukannya dengan penuh pertimbangan terhadap tujuan, aktivitas dan sarana yang tersedia dan jumlah alokasi waktu, dana dan aktivitas. Metode yang biasanya dilakukan dalam analisis jabatan antara lain:
a. Metode Kuesioner
Kuesioner yang merupakan alat pengumpulan data secara tertulis ini dibagikan kepada pegawai operasional atau para kepala departemen tertentu, yang kemudian mengisi keterangan dan fakta yang diharapkan. Metode ini biasanya digunakan dalam kondisi sebagai berikut:
1. Secara geografis pekerjaan terpencar-pencar seperti dalam kantor perwakilan atau kantor departemen .
2. Apabila partisipasi pegawai diharapkan dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan organisasi.
3. Apabila efisiensi waktu merupakan faktor yang diutamakan dalam organisasi.
Pada umumnya kuesioner tersebut memuat pertanyaan sebagai berikut:
1. Pekerjaan yang dilakukan
2. Tanggung jawab yang dibebankan kepadanya
3. Kecakapan, keahlian atau latihan yang diperlukan
4. Kondisi dan situasi dimana pekerjaan itu dilakukan
5. Figur atau jenis yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.
Kuesioner tersebut hendaknya memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Kuesioner yang diajukan sesuai dengan tujuan analisis jabatan
2. Kuesioner disusun secara sistematis dan teratur
3. Kuesioner singkat dan tidak berbelit-belit tetapi cukup memberikan kejelasan sesuai yang diharapkan
4. Jawaban tidak perlu panjang lebar, cukup singkat tetapi jelas
5. Tempat untuk mengisi kuesioner cukup jelas
6. Sebaiknya kuesioner yang disampaikan berupa angket terbuka sehingga jawaban atas pertanyaan telah ada tinggal memilih mana jawaban yang paling tepat dan sesuai.

b. Metode Interview
Melakukan dialog secara langsung dengan pegawai mengenai jenis tugas, rincian tugas, tanggung jawab, karakteristik petugas yang dibutuhkan untuk melakukannya, kondisi kerja, ciri kesehatan dan keselamatan kerja. Metode ini lebih kompleks dan dapat memakan waktu yang lebih lama sebab harus mewawancarai beberapa petugas secara terpisah.

c. Metode Pencatatan Rutin
Dengan metode ini pegawai diperintahkan mencatat hal yang dikerjakan tiap hari secara rutin, alokasi waktu yang dibutuhkan saat dimulai dan saat akhir tiap-tiap tugas tersebut dilakukan. Namun metode ini membutuhkan alokasi waktu yang cukup lama dan memerlukan pengerjaan yang cermat dan rutin.

d. Metode Observasi
Melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Metode ini pada umumnya dilakukan oleh job analyst yang sebelumnya memperoleh latihan dan upgrading secara khusus. Metode observasi biasanya tidak dilakukan bersamaan dengan metode interview. Ini efektif untuk jenis tugas yang perilaku kerjanya dapat diamati. Observasi juga bisa dilakukan terhadap peralatan yang dipakai, kondisi kerja, standar kerja.

Langkah-langkah Pelaksanaan Analisis Jabatan
Langkah-langkah pelaksanaan analisis jabatan menurut Musanef (1996: 121) pada dasarnya mencakup:

  1. Persiapan data lapangan berupa inventarisasi unit kerja dan jabatan yang akan jadi sasaran analisis jabatan.
  1. Pengorganisasian dan pembagian tugas para petugas lapangan/analis jabatan.
  1. Penyebaran daftar isian (formulir) analisis jabatan.
  1. Pengisian formulir oleh pemegang jabatan (responden).
  1. Menelaah data dari isian formulir uraian jabatan serta melakukan wawancara dengan pemegang jabatan.
  1. Melaksanakan pengkajian lapangan untuk mendapatkan informasi jabatan lebih lanjut yang lengkap dan teliti berlandaskan tujuan yang hendak dicapai dengan cara observasi, konsultasi dan diskusi dengan sesama analis.
  1. Penyusunan dan pengolahan data lapangan untuk mendapatkan draft awal uraian jabatan.
  1. Analis melakukan konsultasi dengan para penyelia/pengarah dari masing-masing unit kerja untuk mendapatkan draft kedua uraian jabatan.
  1. Analis menyusun draft akhir hasil analisis jabatan.
  1. Reproduksi hasil dan laporan analisis jabatan.
  1. Menetapkan orang-orang atau pemangku jabatan tertentu di dalam suatu unit kerja yang akan diberi kuesioner dan dijadikan sumber informasi.
  1. Kepada para pemangku jabatan tersebut diberikan formulir uraian jabatan serta penjelasan mengenai berbagai pertanyaan yang dilakukannya selama ini.
  1. Dalam waktu yang telah ditentukan formulir uraian jabatan yang telah diisi oleh responden dikumpulkan, ditelaah dan dilakukan wawancara dengan pejabat yang bersangkutan.
  1. Berdasarkan informasi / keterangan dari pejabat dimaksud, analis menggali dan mengumpulkan data serta menyaring, memilih keterangan yang sesuai untuk bahan pengolahan data.
  1. Konsultasi dengan Pemimpin Tim Pengarah dari unit yang bersangkutan tentang hasil analisis jabatan yang disusun.
  1. Pengetikan hasil analisis jabatan.
  1. Pengolahan dan penyusunan konsep pertama dilaksanakan oleh para analis setelah menerima informasi atau data dari pejabat yang dianalisis.
  1. Hasil penyusunan konsep oleh para analis tingkat pertama dikonsultasikan dengan para penyelia/pengarah dari masing-masing unit kerja.
  1. Berdasarkan hasil konsultasi dengan para penyelia/pengarah para analis menyiapkan konsep kedua sebagai penyempurnaan, yang selanjutnya diserahkan kepada sekretariat.
  1. Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting yang ada hubungannya dengan jabatan-jabatan. Fakta-fakta mana yang penting tergantung pada tujuan-tujuan untuk apa hasil-hasilnya akan dipergunakan.
  1. Analisis harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki. Dalam organisasi-organisasi yang besar, jabatan-jabatan itu tidak statis, sering mengalami perubahan sehingga analisis jabatan merupakan suatu program yang terus-menerus.
  1. Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan mana yang paling penting diantara beberapa unsur jabatan dalam tiap jabatan.
  1. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya.
  1. Kehandalan: terjadinya ketaat-asasan antara hasil yang diperoleh dan teknik yang digunakan, termasuk derajat kelengkapan data dan informasi yang terkumpul.
  1. Keabsahan (validitas): data dan informasi yang terkumpul komphrehensif, akurat dan tidak bias. Baik pengamat / pewawancara maupun responden tidak memiliki bias yang sangat berarti. Deviasi atau distorsi informasi mendekati nol.
  1. Kemamputerimaan: seberapa jauh data dan informasi yang digunakan untuk memperoleh hasil analisis jabatan dapat diterapkan oleh organisasi dan memuaskan pemegang pekerjaan dan jabatan.
  1. Efektivitas: alat pengumpulan data dan informasi telah memberi efek positif dalam menganalisis jabatan dan kinerja pemegang pekerjaan dan jabatan. Jenis efektivitas lainnya berupa perbaikan sistem rekruitmen, seleksi calon pegawai, penentuan sistem upah dan gaji. Intinya semua data dan nformasi dapat digunakan untuk menyusun fungsi-fungsi operasional SDM.

Cara dalam Proses Pengumpulan data dan Proses Pengolahan data
1. Proses pengumpulan data
2. Proses pengolahan data dan penyusunan hasil.
Dengan memperhatikan langkah-langkah dalam melakukan analisis jabatan maka penganalisis akan memperoleh hasil yang baik.

Prinsip-prinsip Analisis Jabatan
Menurut Moekijat (1987: 49), dalam menganalisis jabatan ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan antara lain:
Dengan memperhatikan prinsip-prinsip analisis jabatan diharapkan hasil yang diperoleh benar-benar berkualitas dan dapat dipergunakan oleh organisasi dalam melakukan analisis penyusunan perencanaan organisasi dan pegawai.

Kriteria Keberhasilan Teknik Analisis Jabatan
Menurut Sjafri Mangkuprawira (2002: 53) kriteria keberhasilan penggunaan teknik analisis jabatan meliputi beberapa hal berikut:
Pengaruh Analisis Jabatan terhadap Penempatan Pegawai
Tujuan dari penempatan adalah mencocokkan antara karakteristik individu (pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan lain-lain) dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu jabatan. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang hal ini membuat individu dan organisasi menjadi frustrasi. Dalam usaha mencari individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan tertentu maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran (assessment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands) dan persyaratan-persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut.
Untuk mendukung kesesuaian penempatan pegawai perlu dilakukan analisis jabatan dalam sebuah perusahaan. Hasil analisis jabatan akan menghasilkan uraian pekerjaan atau jabatan dan persyaratan pekerjaan atau jabatan yang dapat digunakan dalam penempatan pegawai. Analisis jabatan sangat berperan sekali dalam penempatan pegawai. Dengan adanya analisis jabatan akan menghasilkan pegawai yang mampu bekerja efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik kualitas maupun kuantitas.
Untuk mendapatkan pegawai yang produktif yang menjadi persoalan utama adalah menempatkan setiap pegawai pada pekerjaan dan jabatan yang sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan agar dapat bekerja secara wajar sesuai kemampuan, keahlian dan atau ketrampilan serta latar belakang pengalaman. (Musanef, 1996: 105)
Selain itu pula dalam upaya mendapatkan pegawai yang profesional dan bertanggungjawab, bersih dan berwibawa, disiplin dan etos kerja yang produktif serta menjunjung tinggi kejujuran, kebenaran dan keadilan, perlu adanya sistem pemanfaatan dan penempatan setiap pegawai pada pekerjaan atau jabatan sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan keahlian dan atau ketrampilan serta latar belakang pengalaman, guna mencapai hasil yang sebaik-baiknya. (Musanef, 1996: 116).
Penempatan pegawai harus berpegang kepada prinsip “The right man on the right place and the right man on the right job” yang artinya penempatan orang-orang yang tepat pada tempat dan untuk jabatan yang tepat. Dengan melakukan penempatan pegawai yang sesuai dengan prinsip tersebut di atas diharapkan akan meningkatkan kinerja pegawai sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Dengan analisis jabatan ini akan diperoleh informasi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu jabatan. Informasi ini dapat dijadikan dasar yang kuat bagi pengambil keputusan-keputusan yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Dimana analisis jabatan ini akan dijadikan dasar dalam penempatan pegawai.
Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adanya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut,maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit. Penempatan pegawai akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.
            Jika analisis jabatan tidak di lakukan dalam sebuah perusahaan maka penempatan pegawai pun menjadi tidak cocok dengan jabatan yang ia pegang. Sehingga individu yang direkrut tidak cocok dengan jabatan yang dipegangnya sehingga membuat kinerjanya rendah dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan karena karena tidak didukung oleh informasi akurat tentang jabatan tersebut.
            Oleh karena itu, analisis jabatan sangat penting di lakukan guna memperoleh pegawai yang sesuai dan tepat dengan jabatan yang harus di isi dalam sebuah perusahaan sehingga pegawai tersebut mampu melaksanakan tugas dan kewajiban kerjanya dengan baik dan memuaskan yang akhirnya akan berdampak pada kinerja pegawai tersebut yang mengalami peningkatan dan tujuan perusahaan pun bisa tercapai dengan memuaskan. Namun, jika suatu jabatan diserahkan kepada yang bukan ahlinya maka perusahaan tersebut tinggal menunggu kehancuran.
            Selain itu, ada banyak hal yang harus di perhatikan oleh si penganalisis ini dalam penempatan pegawai apalagi harus menemukan orang cocok untuk menempati suatu bidang jabatan di sebuah perusahaan seperti faktor akademis, sikap, kemampuan, pengalaman, dan kesehatan fisik dan mental karena faktor – faktor tersebut juga akan mempengaruhi si pemegang jabatan ini dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya di perusahaan yang ia tempati. Jika faktor – faktor tersebut terpenuhi dengan baik maka si pemegang jabatan akan terlihat profesional dan berkualitas dalam menjalani tugasnya di jabatan tersebut namun jika ada faktor – faktor tidak terpenuhi semuanya maka si pemegang jabatan ini akan terlihat enggan atau malas dalam menjalani tugasnya di jabatan tersebut dan di sinilah peran analisis jabatan berfungsi untuk memilah – milah orang yang cocok dengan jabatan tersebut sehingga perusahaan tidak perlu mengalami kehancuran akibat orang – orang tidak berqualified di bidagnya.


Daftar Pustaka

Majalah Human Capital No. 16 | Juli 2005
http://makassaryes.blogspot.com/2009/11/analisis-jabatan-dalam-proses-rekrutmen.html
http://ruangpsikologi.wordpress.com/2010/03/19/analisis-jabatan-dalam-proses-rekrutmen-dan-seleksi%C2%A0-%C2%A0/

Share This Story

Tags: ,

You Might Also Like

1 comments

  1. Unknown27 June 2015 at 05:13

    This comment has been removed by a blog administrator.

    ReplyDelete

Hallo.. a warm greetings from me ^O^
Kindly write your thoughts in the comment box. I’ll read every comments I get from you.

Do not forget to click button ‘Notify Me’ to get notification when I replied your comments.
Let’s spread love and positivity ♡♡♡

Regard, Ika :)

Instagram

Follow G+

close
Banner iklan disini